Para estos inicios de año nos ha quedado como tarea pendientes el arranque de diferentes proyectos de formación presencial que se desarrollarán a lo largo del año, como estamos con ello aprovechamos para hacer un pequeño resumen de los pasos a dar para el arranque!

1.- Reunión cliente, puede ser presencial u online, en la que nos explique qué quiere organizar. Aunque en esta reunión se definan los puntos clave siempre es fundamental tener una base bien documentada con lo que le pedimos que nos responda a una serie de preguntas contenidas en un briefing. Ya hablamos de briefing aquí.

2.- Con toda la información requerida en el briefing, que aunque no esté del todo cerrada siempre será una buena guía, elaboraremos un cronograma de trabajo.

Hablábamos de estos dos: briefing y cronograma en este post de hace un año.

3.- Imagen de la reunión. Es fundamental para empezar! Definir qué se quiere reflejar, la ciudad sede? Una referencia a la especialidad en imagen, fotografía o dibujo? Las opciones son infinitas. Una vez cerrada la imagen, ya tenemos presencia y podemos empezar a comunicar.

4.- Proveedores y reservas. Hay que buscar y reservar la sede idónea. Contactar con el resto de proveedores que vamos a necesitar: catering, alojamiento, transporte, audiovisuales,…

5.- Presupuesto. En base a toda la información requerida se elabora un presupuesto estimado de gastos muy detallado que nos permita a lo largo del desarrollo del congreso hacer un seguimiento cercano del balance de ingresos y gastos.

6.- A partir de aquí todas las tareas propias del congreso que se irán desarrollando según el cronograma fijado hasta la fecha del congreso al que se suma un periodo posterior en que se cierra la parte económica, científica y memoria de la reunión.