Estamos en temporada alta de congresos y reuniones! Las tareas se nos acumulan y siendo sinceros unas son más engorrosas que otras.
Porque está a la orden de nuestro día hoy hablamos de seguimiento presupuestario. Esta es de las engorrosas aunque a todo se le va cogiendo gustillo :). Cuando tenemos delante una reunión científica organizada por un particular/sociedad científica que se va a financiar a través de los ingresos obtenidos en concepto de colaboraciones y cuotas de inscripción es muy importante tener en cuenta estas dos cosas:
– Estar al día en las actualizaciones de presupuesto, es decir de forma periódica es necesario actualizarlo con precios de servicios cerrados (por ejemplo el menú X que se ha elegido o ajustando el precio de desplazamientos de ponentes porque has conseguido que el precio medio de los billetes baje).
– Con el presupuesto actualizado, hacer un seguimiento muy cercano del balance de ingresos y gastos, para poder corregir cualquier desvío (en caso de que lo haya).
Contamos con dos inconvenientes en esta tarea:
1. La crisis. Nos sigue afectando! O más bien podemos decir que la crisis se ha convertido en la situación normalizada y habitual que provoca que en muchas ocasiones la consecución de la financiación de una reunión sea una tarea ardua.
2. Inmediatez. Cada vez más todo llega al final, no tanto las colaboraciones (que también) pero sí las inscripciones. Podemos decir que el 80% de las inscripciones de nuestros congresos llegan en el mes previo a su celebración. Ésto complica mucho cualquier previsión: tanto de ingreso como de gasto
Como lidiar con esta situación:
– Lo primero, cuando se empieza a trabajar en el congreso es hacer un presupuesto estimado en el que se detallen todas las partidas que creemos que vamos a necesitar.
– A medida que el congreso tiene movimiento podremos empezar a valorar cual es la progresión del balance de ingresos y gastos y si vamos a poder hacer frente a ese presupuesto. Visto así parece fácil pero no lo es, son muchos factores a tener en cuenta y no siempre se dispone de toda la información
– En la recta final, semanas antes de la celebración del congreso, el seguimiento presupuestario tendrá que ser semanal e incluso diario. En algunos casos llegarán los recortes: ajuste de precios, se eliminan las partidas prescindibles,…