¿Qué es un briefing? Es una herramienta, utilizada tradicionalmente por las empresas de comunicación, en forma de documento en el que se reflejan de manera resumida las claves para iniciar un proyecto.

Nosotros también lo utilizamos a la hora de arrancar un congreso médico, es un buen punto de partida porque en el briefing tratamos de reflejar las preguntas clave sobre cada uno de los apartados que se desarrollan habitualmente en un congreso por lo que facilitará al cliente, que no suele estar acostumbrado a trabajar en este ámbito, a poner las ideas en claro y por consiguiente a nosotros también!!

¿Qué le preguntamos al cliente en el briefing?

1. Fechas y ciudad

2. Sede. Si tienen alguna idea sobre qué sede les gustaría utilizar o prefieres que les pasemos un informe con alternativas. En este último caso necesitamos una aproximación dobre cuantas salas y qué capacidades vamos a necesitar.

3. Número estimado de participantes y ponentes y su procedencia (regional, nacional…)

4. Detalles sobre las necesidades en restauración y alojamiento para asistentes y ponentes

5. Cómo vamos a gestionar el apartado de sponsors, así como la gestión de inscripciones y comunicaciones

6. Incluimos un mini briefing extra para la parte específica de comunicación: desarrollo de imagen corporativa, alcance de la difusión, prensa, redes sociales, página web, app, material gráfico y audiovisual

Es importante que el briefing sea lo más completo posible, pues ésto nos hará trabajar con una mayor seguridad, ahorrará esfuerzos y hará que el resultado sea mejor. ¿Crees, como nosotros, que es fundamental la implementación de esta herramienta en el desarrollo de un congreso?