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¡Acción! Congreso médico en marcha: 6 claves

Empezamos la semana con el estrés de la cuenta atrás. El viernes, inauguramos los congresos anuales de dos sociedades científicas.

Es cierto que a estas alturas casi todos los detalles están cerrados y que la experiencia y know how hacen que acortemos cada vez más los tiempos pero siempre hay tareas que sólo se pueden desarrollar en la recta final: maquetación e impresión del programa definitivo y la rotulación, gestión de transfers de ponentes, envío de rooming a hoteles oficiales, preparación de la documentación de asistentes, etc…

Es difícil darse cuenta, si uno no se dedica a ésto, de la infinidad de detalles organizativos que es necesario prever e hilar a la hora de desarrollar un proyecto de formación presencial de este tipo, y hacerlo va a determinar que el evento médico en cuestión tengo éxito o no.

Pero en esta ocasión no nos vamos a centrar en el pre-congreso sino en aquellos aspectos que definen la buena marcha de la reunión una vez que suena la claqueta de ¡acción!.

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Al final todos los pequeños detalles cuentan y son importantes pero vamos a destacar aquellos que si fallan pueden hacer del evento una pesadilla:

  1. Comodidad y accesibilidad.Por una parte, lo deseable y que casi todos los organizadores tienen en cuenta es buscar plazas y sedes accesibles, a las que llegar no suponga una odisea, pero a veces lo es, así que en estos casos es indispensable reforzar las acciones informativas sobre cómo llegar, planos, información sobre transportes públicos, horarios, etc…
  1. Programa científico.Se trata de un apartado que se desarrolla previo a la reunión, es cierto, pero cuando se trabaja en él, hay que hacerlo pensando en el momento de llevarlo a la práctica. Es decir, el programa debe ser interesante, cargado de contenido científico de actualidad y que al mismo tiempo no sea denso y el formato sea interactivo y participativo.
  1. Puntualidad.Es fundamental cumplir horarios. Todo los asistentes van a recordar de manera negativa aquel congreso en la ciudad X en el que se fue acumulando retraso desde la primera sesión y acabaron saliendo a las diez de la noche.La secretaria técnica debe comunicar a moderadores y ponentes los tiempos de cada participación de antemano pero es labor de los moderadores que estos tiempos se cumplan. De cronómetros en pantallas, semáforos rojos y soluciones similares hablaremos en próximas entradas al blog.
  1. Audiovisuales.El vídeo no funciona, las diapositivas no pasan, se acopla el sonido, no se ve la imagen de la que habla el ponente,…este tipo de fallos arruinan la imagen del congreso, no se puede olvidar, estamos en una actividad de formación y los asistentes quieren aprender, ver, escuchar y participar, así que lo idóneo es invertir en AVs que aseguren buen funcionamiento.
  1. Comunicación.Las acciones de comunicación se desarrollan en el pre y post congreso también, todas las etapas son importantes y durante el congreso hay que poner especial atención a la gestión de redes sociales (si las hay) y medios de comunicación (envío de notas de prensa, entrevistas,…).
  1. Facilita el networking.Las reuniones médicas además de encuentros científicos son puntos de encuentro, facilitar momentos de networking: coffee breaks, cena del congreso,…incluso sesiones mucho más interactivas y abiertas, son acciones a tener en cuenta.

¿Qué otros aspectos crees que condicionan el éxito del in situ de un congreso médico?

 

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