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¿Nos vamos de visita de inspección?

Cuando conocí el término me sonó fatal, creo que la palabra inspección me trae a la mente una lupa, una inspección de Hacienda o un… ‘te pillé’!… Pero una vez conocida la metodología tuve que admitir que el término tiene sentido 🙂

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Confirmado el congreso, ciudad y fechas hay que buscar sede.

Teniendo un abanico más o menos amplio de posibilidades, incluyendo aquí sólo aquellas sedes que cumplen las necesidades mínimas requeridas en ese evento en cuestión, para tomar una decisión hay que valorar los siguientes apartados

  • Presupuesto
  • Infraestructura
  • Restauración

Al primer apartado destinaremos otro post porque hablar de dinero, balance de la reunión, etc… así lo requiere.

Para los otros dos, haremos visita de inspección. Se trata de visitar la sede y analizar in situ sus características, con sus pros y sus contra.

Armados con un metro (para tomar medidas) y algo donde anotar (nosotros tablet que somos muy digitales) nos plantamos en la sede para:

  • Valorar distribución de espacios y sus características:

Espacios:

Secretaría. Entrega de documentación

Sala/s de reunión

Espacios para la restauración: coffee break, almuerzos, cena

Zona de exposición de póster

Exposición comercial

Características:

Medidas

Altura

Capacidad en los diferentes tipos de montaje

 Accesibilidad: ascensores, montacargas, escalerasFacilidades de montaje, acceso montadores, carga y descarga

  • Determinar las necesidades de rotulación y señalética que requiere el espacio
  • Analizar necesidades audiovisuales: proyección, sonido,..

 

¿Qué más detalles creéis que se deben tener en cuenta en las visitas de inspección?

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