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¿Cómo comunicar una reunión científica?

La comunicación en una reunión científica es quizás la eterna olvidada y sin embargo es un punto sobre el que debiéramos hacer especial interés puesto que la visibilidad de la sociedad organizadora y la repercusión de sus acciones sí se menta como objetivo principal en la mayoría de los casos.

¿Cómo comunicar? Pues se pueden hacer infinidad de acciones a través de diferentes medios, la clave es tener presente a todos los actores que intervienen, elegir los medios adecuados y a comunicar!!

Algunas claves:

– Coincidiendo con la puesta en marcha de la reunión se debe presentar la reunión:

1. A los potenciales asistentes
2. A los asociados (si el organizador es una sociedad científica)
3. A los ponentes
4. A la industria farmacéutica
5. A las instituciones de la ciudad que pueden estar interesadas y colaborar: ayuntamiento, convention bureau, colegio de médicos,….
6. A medios de comunicación especializados y generalistas

– Durante el desarrollo organizativo del evento. Es necesario mantener al día de todas las novedades: actualizaciones de programa científico, actividades de interés, fechas límite, etc… a todos los implicados

In situ. Durante los días que se celebra la reunión se producirá el grueso de las acciones de comunicación generándose noticias susceptibles de comunicar a medida que se desarrolla el programa científico: novedades científicas, imágenes, videos,…

¿Cómo conseguir una comunicación efectiva? Algunas claves:

Organización de reuniones presenciales para presentación del evento: con las instituciones, la industria farmaceútica,…

Mailing postal. Aunque cada vez menos, se utiliza cuando interesa el envío físico de cartel de la reunión, avance de programa etc…

Emailing. Es mucho más económico y facilita el tener muy actualizados a los interesados sobre cualquier novedad. Eso si! hay que tener bases de datos muy actualizadas

– Diseño de un plan de medios eficaz. Que se ocupe del contacto con medios de comunicación específicos y generalistas. Preparación de notas de prensa, convocatorias de ruedas de empresa, organización de entrevistas,…

– Manejo de redes sociales. Permiten mantener un contacto muy directo con nuestros interesados. Facebook y Twitter son las redes más utilizadas para comunicar reuniones científicas. lo ideal es elaborar previamente un Social Media Plan (siempre va a depender del presupuesto).Si se trata de una sociedad y ya tiene cuenta mejor utilizar ésta, pues los contactos ya están creados.

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