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¿Cómo hacer el presupuesto de una reunión científica?

La elaboración del presupuesto de una reunión científica es una tarea complicada, bueno… dejemoslo en compleja! En una actividad que normalmente se divide en muchas partidas requiere un alto grado de detalle, de un presupuesto global que reflejará todos los gastos derivados del desarrollo de la organización.

Estos gastos se pueden desglosar en los siguientes grandes conceptos:

  1. Infraestructura sede, en donde se incluirán los gastos de alquiler de salones, así como medios audiovisuales  que se vayan a utilizar en salas de reuniones, sala de ponentes, espacios comunes, también el mobiliario, stands, material de oficina (tipo fotocopiadora, impresora, escáner,…) etc…
  2. Restauración. Incluiremos aquí coffe breaks, almuerzos de trabajo, cena del congreso, cóctel de bienvenida,… todo lo relativo a dietas de asistentes.
  3. Ponentes e invitados. En este apartado se tendrán en cuenta todos los gastos relacionados con el alojamiento de invitados y ponentes, así como su desplazamiento (billletes de avión, tren, transfers,…) y otros gastos como regalos de cortesía, honorarios, …
  4. Personal. Una reunión científica requiere personal de apoyo: secretaría, técnicos audiovisuales y azafatas.
  5. Transporte. Detallaremos en este apartado los medios de transporte que se pongan a disposición de los asistentes: lanzadera de hoteles oficiales/aeropuerto a sede, autobuses cena,…
  6. Material gráfico: papelería y sobres, programas digitales e impresos, rotulación y señalética sede, tarjetas de identificación, documentación asistentes, diplomas….
  7. Varios. Es el cajón desastre para aquellos conceptos que no tienen cabida en los anteriores apartados, por ejemplo, gastos administrativos, decoración floral, …

Esta es solo una propuesta, lo importante es tener en cuenta a priori los numeroso tipos de gastos que entraña una reunión científica y poder plasmarlos para tener una estimación lo más cercana posible a la realidad con la que poder trabajar.

¿Qué otros aspectos crees que es importante tener en cuenta a la hora de elaborar un presupuesto de una reunión científica?

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