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Nos encanta que los planes salgan bien

Ahora que estamos empezando el año, en plena cuesta de enero, nos ha parecido adecuado hablar de principios y poco hay que sea más motivador que el arranque de un proyecto, las ganas y la ilusión que ésto conlleva.

Cuando se trata de un congreso médico hay muchos elementos que hilar en el principio, hoy vamos a hablar de dos fundamentales: briefing y cronograma.

Briefing

Es uno de los primeros pasos. Es cierto que en nuestra experiencia personal no siempre trabajamos con él y es que un número significativo de los proyectos que llevamos son iniciativas de clientes fieles que repiten año tras año sus actividades con nosotros por lo que contamos con un histórico que nos permite conocer todas las características de la reunión en cuestión.

Cuando no es así, pasamos al cliente un briefing en el que se detallan las preguntas clave que nos van a dar la información necesaria para empezar a dar forma al proyecto, elaborar un presupuesto ajustado y planificar qué tipo de acciones vamos a llevar a cabo.

Cronograma

Todas esas tareas se van a detallar en un cronograma donde se planificarán en tiempo y se asignarán a un responsable.

Es una herramienta básica en la gestión de proyectos y fundamental en este caso por la gran cantidad y variedad de tareas a abarcar. En función del tiempo que tenemos por delante hasta la celebración del evento ajustaremos los tiempos, las tareas no se suelen fijar para días concretos sino para periodos más o menos amplios y el cronograma no termina una vez finalizado el congreso sino que se alargará un mes y medio o dos después, tiempo en el que cerrarán todos los detalles pendientes.

Estos dos elementos son parte del plan que debemos que diseñar y nos encanta que los planes salgan bien!

 

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