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El organizador que se organice buen organizador será

No es una novedad, en nuestro día a día, además de ser creativos tenemos que ser metódicos. Hay algunos que consideran que ambos aspectos están reñidos, sin embargo por aquí creemos a pies juntillas que una cosa te lleva a la otra, es decir, si eres metódico y organizado, tendrás más margen para desarrollar esa otra parte más creativa. Y cuando hablamos de margen nos referimos a ese maravilloso, escaso y preciado bien que se llama tiempo.

En la búsqueda de esa eficiencia hemos probado diferentes herramientas internas, hemos tratado de buscar las que mejor se adapten a nuestras necesidades y simplifiquen nuestras tareas del día a día.

Nuestro ideal sería llegar a la oficina y al encender el ordenador abrir una sóla herramienta con la que pudiésemos gestionar todo pero de momento no ha sido posible y la complejidad de nuestro trabajo lo dificulta: llevamos a cabo proyectos de muy diferente índole y magnitud, el equipo de trabajo de cada proyecto suele estar formado por componentes de diferentes departamentos y varía según el enfoque y la magnitud. ¿Te pasa algo parecido?

Os contamos algunas de las herramientas que utilizamos a día de hoy:

El correo electrónico. Sigue siendo fundamental y la principal herramienta de comunicación interna y externa. Durante una época utilizamos Skype para la comunicación interna pues nos parecía a veces más fluido que el teléfono, lo hemos acabado descartando

HourApp. Es una aplicación de creación propia que nos permite al final de cada jornada imputar a cada proyecto el tiempo de dedicación con una breve explicación de las tareas realizadas. Hablando de gestión es muy útil para medir productividad, rentabilidad de proyectos, etc… Algunos gestores de tareas tienen integrados esta utilidad y de manera automática contabiliza el tiempo dedicado a cada tarea mientras te encuentres dentro de esa área determinada del gestor. Nuestro día a día es diferente, saltamos del correo, al programa de gestión de congresos, al teléfono, a una reunión fuera de la oficina,…de manera que por el momento las distribuimos a los proyectos de manera manual.

pasted image 0AppCongresos. Es un programa de gestión de congresos desarrollado a medida internamente que facilita la gestión integral de inscripciones, alojamiento, comunicaciones y ponentes de una reunión científica. Facilita que el asistentes pueda gestionar todas sus necesidades digitalmente y a nivel interno sistematiza y simplifica las gestiones asociadas a estas tareas.

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Asana. Gestor de tareas estéticamente muy gráfico y visual, además es gratuito!. Permite como otros la creación de proyectos y tareas asociadas, asignación a responsables, marcar tiempos y prioridades. En nuestro caso, resulta de mucha utilidad sobre todo en la interrelación con otros departamentos.

Trello. Es otro gestor de tareas, del que ya os hemos hablado, mucho más simple que te permite sustituir el típico listado de tareas en papel por uno en formato online en el que puedes crear diferentes tareas por proyectos, asignar prioridades, marcar las ya realizadas y también asignarlas a otras personas.

Además, utilizamos otras herramientas para trabajo colaborativo como Drive, o aplicaciones con Mesure para nuestras visitas de inspección. Lo cierto es que estamos muy por la labor de utilizar las ventajas que nos prestan las nuevas tecnologías, por eso siempre nos estamos actualizando e incluyendo nuevas herramientas. ¿Conoces otras opciones?

 

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