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¿Qué garantiza el éxito de un congreso médico?

Treinta años de experiencia en el sector no han hecho que tengamos una varita mágica  que garantice el  éxito en la organización de un congreso, pero posiblemente nos dieron los conocimientos para saber cuales son las claves principales que nos llevan a un buen puerto, e sin duda nos han enseñado a dar la importancia que merece una planificación completa del evento que siempre contribuye a lograr la excelencia perseguida.

Cuáles pueden ser estas claves?

El programa

Internet, entre otras muchas posibilidades, nos ofrece una mayor accesibilidad a la información. Las nuevas tecnologías hacen posible el acceso a contenidos en tiempo casi real, sin necesidad de salir de casa.

Bajo estas premisas todo apunta a que movilizar a alguien para asistir a un congreso exige un mayor esfuerzo del que suponía hace años. En este sentido, es conveniente definir un programa científico que, además de ponencias de interés, facilite el networking y la interacción de los asistentes. Basar un programa sólo en conferencias unidireccionales, con escasa o ninguna participación de los asistentes, no parece la mejor de las ideas para alcanzar una asistencia elevada. Como tampoco lo es el no mantener un equilibrio sensato entre sesiones patrocinadas y las que no lo están.

La sede

“Todo vale para lo que vale” así que porque forzar la máquina si tenemos diferentes opciones y posibilidades.

A la hora de valorar una ciudad o un espacio como posibles sedes de un congreso no debemos dejarnos llevar tan solo por su atractivo. Parece obvio que este es un factor relevante que puede favorecer la asistencia, pero también puede volverse en contra y hacer  que finalmente el congreso deje un mal recuerdo en aquellos que se decidieron a dejar la comodidad de su casa y apostar por un evento presencial.

No dejemos a un lado aspectos tan importantes como la infraestructura, los accesos, los servicios, etc… para dar prioridad a una estética o un entorno impactante. La ciudad  o el espacio pueden ser paradisíacos, pero eso debe ir de la mano de todo lo demás. Si la proyección audiovisual es prioritaria, como suele ser habitual en un congreso médico, ¿por qué sucumbir a una sala de escasa altura y llena de columnas porque el paisaje es espectacular?. Si tenemos que desplazar a un número importante de personas ¿por qué elegir una ciudad con escasas conexiones e insuficientes plazas hoteleras?. Aunque parezca increíble “en ocasiones veo muertos” como diría el niño protagonista de la película “El sexto sentido”. Yo en ocasiones también he visto salas imposibles de manejar!!

En definitiva, valoremos las necesidades reales antes de definir las sedes.

Equipos técnicos

Cuantas veces sugiere el promotor de un congreso “llevamos nosotros los proyectores del centro de salud o de universidad, que no tienen coste…”. Error. Los audiovisuales deben ser equipos profesionales, revisados y probados previamente, adecuados, ya que non cualquier equipo vale para cualquier sala,  y deben ser manejados por profesionales del sector que siempre sabrán reaccionar en caso de alguna incidencia.

En mi opinión, la calidad de los equipos audiovisuales de un congreso es un aspecto fundamental y por tanto algo en lo que no se debería recortar.

Restauración

Sin duda la cena de clausura de un congreso es algo a tener en cuenta. Es el  momento de distensión después de una larga jornada de trabajo por eso es importante ofrecer un sitio agradable, cómodo, que invite a la charla y donde se coma razonablemente bien. Pero no nos olvidemos del servicio. De nada vale una cena espectacular si estamos cuatro horas sentados a la mesa, al menos no e neste contexto. Una elección correcta del espacio y una información previa de como realizan el servicio serán la base del éxito en esta parte del congreso, que también es importante, y nos ahorrará muchos quebraderos de cabeza.

Secretaría técnica

Si la empresa responsable da organización conoce su oficio, y tiene la disposición para hacerlo, ya tenemos un porcentaje de éxito muy elevado. La secretaría técnica no sólo debe ser el brazo ejecutor de las decisiones del promotor del congreso sino que debe además ser pro-activa. No se puede esperar un buen servicio de una secretaría que tan solo está a demanda de lo que el cliente le pide, entre otras cosas porque en ocasiones éste desconoce muchos aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta antes de tomar una decisión. La secretaría debe asesorar desde el principio hasta el final del evento porque esto evitará, si el cliente la escucha, disgustos innecesarios. Asimismo debe planificar de forma muy rigurosa todas las etapas del congreso y asumir la responsabilidad de que todas las partes cumplan en los tiempos establecidos porque el congreso tiene una fecha de caducidad y no es posible llegar con éxito a esa fecha si arrastramos demoras.

Concluyendo, si el aspecto científico es riguroso y atrayente y la secretaria técnica realiza su trabajo con profesionalidad, me atrevo a decir que esa excelencia de la que hablaba al principio está asegurada.

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