Cerrar

¿QUÉ GARANTE O ÉXITO DUN CONGRESO MÉDICO?

Trinta anos de experiencia no sector non nos fan ter unha varita máxica que garante o  éxito na organización dun congreso, pero posiblemente nos deron os coñecementos para saber cales son as claves principais que nos levan a un bo porto, e sen dúbida ensinounos a dar a importancia que merece unha planificación completa do evento que sempre contribúe a lograr a excelencia perseguida.

Cales poden ser estas claves?

O programa

Internet, entre otras moitas posibilidades, nos ofrece unha maior accesibilidade á información. As novas tecnoloxías fan posible o acceso a contidos en tempo casi real, sen necesidade de sair de casa.

Baixo estas premisas todo apunta a que movilizar a alguén para asistir a un congreso esixe un maior esforzo do que suponía hai anos. Neste sentido, é conveniente definir un programa científico que, ademáis de ponencias de interese, facilite o networking e a interacción dos asistentes. Basear un programa só en conferencias unidireccionais, con escasa o ningunha participación dos asistentes, nno parece a mellor das ideas para acadar unha asistencia elevada. Como tampouco é non manter un equilibrio sensato entre sesións patrocinadas e as que no o están.

A sede

“Todo vale para o que vale” así que porque forzar a máquina se temos diferentes opcións e posibilidades.

Á hora de valorar unha ciudade ou un espacio como posibles sedes dun congreso non debemos deixarnos levar tan só polo seu atractivo. Parece obvio que este é un factor relevante que pode favorecer a asistencia, máis tamén pode voltarse en contra e facer que finalmente o congreso deixe unha mala lembranza naquelos que decidironse a deixar a comodidade da sua casa e arriscar por un evento presencial.

Non deixemos nun lado aspectos tan importantes como a infraestructura, os accesos, os servizos, etc… para dar prioridade a unha estética ou un entorno impactante. A cidade ou o espacio poden ser paradisíacos, pero iso debe ir da man de todo o demáis. Se a proxección é prioritaria, como é habitual nun congreso médico, ¿por qué sucumbir a unha sala de escasa altura e chea de columnas porque a paisaxe é espectacular?. Sé temos que desplazar a un número importante de persoas ¿por qué elexir unha cidade con escasas conexións e insuficientes plazas hoteleiras?. Ainda que parezca increible “en ocasións vexo mortos” como diria o rapaz da película “O sexto sentido”. Eu en ocasións tamén teño visto salas imposibles de manexar!!

En definitiva, valoremos as necesidades reais antes de definir as sedes.

Equipos técnicos

Cantas veces suxiere o promotor dun congreso “levamos nos os proxectores do centro de saúde o da universidade, que son sen custo…”. Erro. Os audiovisuais deben ser equipos profesionais, revisados e probados previamente, adecuados, xa que non calquer equipo vale para cualquera sala,  e manexados por profesionais do sector que sempre saberán reaccionar no caso dalguna incidencia.

Na miña opinión, a calidade dos equipos audiovisuais dun congreso é un aspecto fundamental e por tanto algo no que non se debería recortar.

Restauración

Sen dúbida a cea de clausura dun congreso é outro factor a ter en conta. É o momento de distensión despois dunha longa xornada de traballo por eso é importante ofrecer un sitio agradable, cómodo e donde se coma razonablemente ben. Pero non nos esquenzamos do servicio. De nada vale unha cea espectacular se estamos catro horas sentados á mesa, ao menos non neste contexto. Unha elección correcta do espazo e unha información previa de como realizan o servizo serán a base do éxito nesta parte do congreso, que é tamén importante e aforra dores de cabeza.

Secretaría técnica

Se a empresa responsable da organización coñece o seu oficio, e ten a disposición para facelo, xa tenemos unha porcentaxe de éxito moi elevada. A secretaría técnica non só debe ser o brazo executor das decisións do promotor seno que debe ademáis ser pro-activa. Non se pode esperar un bo servizo dunha secretaría que tan só está a demanda do que lle pidan, entre outras cousas porque en ocasións o cliente descoñece moitos aspectos importantes que deben ser tidos en conta antes de tomar unha decisión. A secretaría debe asesorar dende o principio ata o final do evento porque isto evitará, se o cliente a escoita, disgustos innecesarios. Asemesmo debe planificar de xeito moi riguroso todas as etapas do congreso e asumir a responsabilidade de que todas as partes cumpran nos tempos establecidos porque o congreso ten unha data de caducidade e non é posible chegar con éxito a esa data se arrastramos demoras.

Concluindo, se o aspecto científico é riguroso e atrayente e a secretaria técnica desempeña o seu traballo con profesionalidade, me atrevo a dicir que esa excelencia da que falaba ao principio está asegurada.

Deixa unha resposta

O teu enderezo electrónico non se publicará Os campos obrigatorios están marcados con *